Polityka prywatności

1. Zakres dokumentu

Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe są przetwarzane w Serwisie, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, komu mogą być ujawniane i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

W odniesieniu do danych Konta, komunikacji i obsługi Serwisu Operator działa jako administrator danych. W odniesieniu do danych kontrahentów, osób kontaktowych i treści dokumentów wprowadzanych przez Użytkownika Operator co do zasady działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie Użytkownika.

2. Kategorie danych

W Serwisie mogą być przetwarzane w szczególności:

• dane Konta: imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikator konta, status konta, data rejestracji i logowania,
• dane firmowe: nazwa, NIP, adres, rachunek bankowy, dane kontaktowe,
• dane kontrahentów i osób kontaktowych wpisane przez Użytkownika,
• dane dokumentów: numery, daty, kwoty, pozycje faktur, statusy dokumentów, pliki PDF i dane KSeF,
• dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, informacje o sesji, zdarzenia bezpieczeństwa,
• dane komunikacyjne: zgłoszenia, reklamacje, korespondencja i odpowiedzi Operatora.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• utworzenie i prowadzenie Konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• świadczenie usług Serwisu, w tym wystawianie i przechowywanie dokumentów — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• realizacja obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• kontakt, obsługa zgłoszeń i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO,
• bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• komunikacja marketingowa lub opcjonalne funkcje — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wymagana jest zgoda.

4. Źródła danych

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika, z danych wprowadzonych przez Użytkownika do Serwisu oraz z działań wykonywanych w Serwisie. Jeżeli Użytkownik wprowadza dane osób trzecich, powinien posiadać podstawę prawną do ich przetwarzania i przekazania Operatorowi w zakresie korzystania z Serwisu.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane:

• dostawcom hostingu, utrzymania, kopii zapasowych, poczty elektronicznej, SMS i narzędzi obsługi zgłoszeń,
• podmiotom świadczącym obsługę prawną, księgową lub techniczną Operatora,
• Ministerstwu Finansów lub innym organom publicznym, jeżeli wynika to z działania funkcji KSeF albo przepisów prawa,
• uprawnionym organom państwowym na podstawie obowiązujących przepisów.

Operator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich innym podmiotom w celach ich własnego marketingu.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli w związku z korzystaniem z dostawców usług technicznych dojdzie do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.

7. Okres przechowywania danych

• dane Konta — przez okres korzystania z Serwisu, a następnie przez czas potrzebny do rozliczeń, obrony roszczeń lub realizacji obowiązków prawnych,
• dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane zgłoszeń i reklamacji — przez czas obsługi sprawy oraz przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane bezpieczeństwa — przez okres konieczny do ochrony Serwisu i wykazania prawidłowości działań,
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa przetwarzania.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych, jeżeli przepisy nie nakazują ich dalszego przechowywania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania można kierować na adres: privacy@fakturafirmowa.pl.

9. Zautomatyzowane decyzje

Operator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na Użytkownika.

10. Bezpieczeństwo

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju danych, zakresu przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji usług lub obowiązków prawnych.

11. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być zmieniana w razie zmiany przepisów, funkcji Serwisu lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.